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ActionPassportのサービススタッフがお送りするワークフローブログです。コスト削減、業務効率化のご要望にお答えするActionPassportの活用事例など、ワークフローに関する情報を発信します。

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「書類の電子化」でできること

「書類の電子化」でできること

こんにちは、ActionPassport サポートチームのスタッフです。
次第に秋が深まり、そろそろ紅葉が楽しみな季節になって参りました。

前回のブログでは、「手書き」のデメリットである記入漏れや入力ミスを防ぐために必須チェックや自動入力、選択入力ができるとご案内いたしましたが、具体的にどんなことができるの?という点をご紹介したいと思います!

■申請時の記入漏れを防ぐ「必須チェック」

書類を申請する際、必ず入力させたい項目がある場合、必須チェックの設定を
利用することで、記入がされていないと申請ができないように設定することが可能です。
これにより、承認者側で「申請内容に不備がないか?」というチェックを軽減することができます。
ちなみに申請内容に不備があった場合でも、申請者に対して再記入を促す機能もあります。

■手動での入力が不要になる「自動入力」

今までは手書きしていた項目や、押印作業などを自動で入力することが可能です。
ActionPassportでは、申請者や承認者の氏名、所属部署名、申請/承認処理日の情報を自動で表示することが可能です。
なお、個人に紐付く情報を最大5つまで自由に設定することができるため、例えば所属部署名ではなく営業担当地域を表示させたい、というようなことも可能です。

また、押印する印影の設定はフローに対応した設定を行うため、承認フロー上のこの承認者の印影だけを出したいという要望にも柔軟に対応することができます。
※紙と同じ感覚で該当箇所をクリックすると押印する、という機能もご用意しております!

これまで紙の書類で手書きしていた、担当者自身に関わる情報の記入や押印作業を自動で行えるため、入力の手間もかなり省けるのではないでしょうか。

■あらかじめ選択肢が決まっている項目への「選択入力」

ActionPassportでは、選択入力に利用できる項目をいくつかご用意しております。
その中でも特にお客様に多くご利用いただいているのが、プルダウンから選択する「コンボボックス」と、いずれかの項目を選択する「ラジオボタン」です。
Excelなどでもいずれかの選択肢を選択するという操作は可能ですが、ActionPassportでは更に、この選んだ選択肢によってフローの進み先を変えるということが可能です!
これまでと同じように書類を書くだけで進むべき承認フローを自動で判別できるため、書類の入力内容によって承認フローが異なるという運用にも対応することができます。

なお、「コンボボックス」や「ラジオボタン」だけでなく入力内容に応じてフローを変えることも可能なので、入力金額によって進むフローを変える、という運用をされている方も多いです。

ActionPassportは「紙に書く感覚」はそのままに書類を電子化できる、という点をお客様にもご好評いただいております。それに加えて、これまでかかっていた手間を省くことができる機能も多々ご用意しております。

ただ書類を電子化するだけでなく、これまでよりスピーディに承認を得ることで業務スピードを上げる効果も見込まれます。
実際の操作は、是非体験サイトでお試しください!

体験サイトはこちら

ACPサポートチーム

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