CASE STUDY導入事例

ActionPassportをご利用いただいている企業様にインタビューし、お客様の声と活用事例を掲載しています。導入の経緯や、導入後の効果など、貴重なお話を伺いました。

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導入事例
株式会社ヤマダ・ウッドハウス様

株式会社ヤマダ・ウッドハウス様

理解しやすいシステムと、充実のサポートで、システムに強くなくても構築できました。

ヤマダ電機100%出資のハウスメーカーとして2013年に設立され、お客様が末永く安心して快適な暮らしを続けるため、万全のサポート体制を提供している株式会社ヤマダ・ウッドハウス。
新店舗が続々とオープンしていく中、申請業務にもスピード感を求められる同社の情報システム部 課長 髙橋 一雅氏、情報システム部 内田 早紀氏にActionPassport導入の背景をうかがった。

ヤマダ電機グループだからできる、充実の保証が魅力のハウスメーカー

はじめに御社の事業内容についてお聞かせください。

情報システム部 課長 髙橋 一雅氏ヤマダ・ウッドハウスは2013年に「笑顔のくらしづくり」を目指し、お客様に高品質で安心して暮らせる住まいを、リーズナブルな価格で提供する提供する目的で設立された、戸建注文住宅の建築および販売メーカーです。

特徴は住宅設備の10年間長期安心保証システムで、10年間何度でも無料で修理を行います。 普通は長くて2年保証ですが、ヤマダ電機グループのハウスメーカーならではの保証だと思います。

他にないだけではなく、インパクトも強いですね。その保証が出来るのはヤマダ電機グループということで、お客様も納得感と安心感がありますね。

ワークフローは難しいイメージでしたが、いざ作り始めると簡単でした。

以前の運用はどのようなものでしたか?

各店舗からメールで稟議書が送られて来て、事務員がプリントアウトして各役員に回し、判子を貰ったら事務員が採番して、スキャンして各店舗に送り返すという形でした。稟議書だけじゃなく、それに添付されている見積書などもありますから、かなりの量になっていましたね。

多いときは何件くらい稟議書が溜まっていましたか?

30〜40件くらいは毎週溜まっていましたね。出張中でも承認しないといけない時は、部長から事務員に電話して「今どんな申請が溜まっている?」と聞き、事務員が内容を読み上げて、指示を出す作業をしていました。

当時は営業職で店舗にいたので、「いつ稟議書が戻ってくるんだろう?」「いつ休暇とれるの?」と思っていましたね。稟議書が中々決裁されず、新店舗が続々オープンしていくスピードに間に合わないので、事後報告になってしまうことも多かったです。
新店舗オープンの時は、出張先で見積りを取って、稟議書を提出していました。大体土日がグランドオープンなので、火曜日に出したのでは間に合わないんです。ある程度社長や本部長に電話で話しをして、急ぎで判子を貰っていました。

そんなことから本社に戻った時に仕組み化が必要だと思い、ワークフローサービスを探し始めました。 ただ当時はワークフローというと難しいイメージがあり、組織図や仕組みなど色々と不安でしたね。これを一人でやるの?と思っていました。
そんな中、イーネットソリューションズさんには共有フォルダ運用の話をしていたのですが、ワークフローサービスも扱っているということで、ActionPassportをご紹介いただきました。

お一人で構築されたということで、ご苦労などはありましたか?

厚いマニュアル3冊を読んで、いざ構築してみるとすごく簡単だったので、マニュアルをじっくり読まずに、とりあえず触ってみたらよかったなと後で思いましたね。

うちは各部門に部長・課長・係長がいるという決まった組織ではく、ある部門では決裁者が次長だったり、課長だったり、部長代理だったりするんです。なので最初組織図を設計する時に、決まった役職にせず部門長にすれば汎用できると思い、去年の2月から3ヶ月で全部作り、4月にシステムを運用開始しました。

今では申請数が1ヶ月に1000件を超えています。

システム運用開始までにどれくらい帳票を作られましたか?

情報システム部 内田 早紀氏その時作ったのは休暇届と稟議書です。
工務部社員が出す稟議は単純に物品の購入だけでなく、施工時お客様の家に必要なものなど、結構種類が多いんです。それにひとつひとつルートを付けていくところで、難しいことはサポートセンターに電話するとすぐに答えてくれるので助かりましたね。

サポートセンターにはたくさんお問合わせいただいたのでしょうか?

いえ、それほど多くは電話していないですね。というのも、全体的にあまり難しくないので困らなかったんです。
ただ、条件分岐や決裁をORにするのかANDにするのか、判子をどのスペースに入れるのかなど、細かい場所はお聞きしましたね。その際に、サポートセンターの方が実際に画面を見ながらお話いただいたので、分かりやすかったです。
稟議書も金額によって条件分岐させて、判子の配置を変えたりしました。

現在はどのくらいの数の申請がありますか?

否決や取戻しも含めると一ヶ月で大体1000件をこえる程度、否決などを抜くと600くらいですね。 今では休日出勤申請書やクレーム処理などもワークフロー化していますね。

「販促費ってどうなってる?」と言われて帳簿から拾えないので、先月から販売管理費の稟議書を統一し、ActionPassport からCSVで書き出して販売促進部に提出しています。書き出し方もサポートセンターの方にお聞きして簡単にできましたね。
昨日も管理部に1月から今までの分の休暇届を漏れなく拾いたいと言われて、CSVでダウンロードしてすぐに提出できました。

滞っていた申請が、早いものは即日決裁にまで。

使い始める前にあった難しいというイメージは、実際お使いになっていかがでしたか?

最初は難しいと思って管理者研修を受けましたが、ほとんど理解できていたので小さい質問だけで、あとは作っている物を見てもらい教えていただきました。講師の方が「すでに多く理解されているので、これだけでは申し訳ない」ということで、特別に2回来ていただきました。

かなりシステムに馴染んでいただいていますね。

元々営業だったのでシステムに強いということはないのですが、ActionPassportはシステム的に非常によくできていて、分かりやすいと思います。
組織図を触ればルートも変わり、既存の帳票をPDFに流し込んで配置していくだけでした。

様々な機能をご活用いただいているということで、うれしい限りです。

株式会社ヤマダ・ウッドハウス様インタビュー風景あとは、管理画面から代理ログインができるところも最近気付きました。それを知る前は役員に断りを入れてからログインして、メールを出さないようにしてルートのテストなどしていましたね。パスワードをいちいち確認してログインをしなくてよくなりましたね。

どのように紙運用から切り替えていったのですか?

帳票をあらかじめ作っておいて、まずは稟議書から公開しました。それから徐々に帳票をお知らせしていきましたね。

決裁までの早さは変わりましたか?

社長・役員は移動中や出張先のホテルなどで、スマートフォンから承認しています。これでスピード感も大分変わりましたね。ほとんどは1週間以内に決裁まで終わって、早いものは即日決裁です。 決裁されたものはプリントアウトして綴じるだけになり、事務員の作業も減りました。

基幹データベースと連携も今後想定されているとお聞きしましたが、活用方法をお教えいただけますか?

例えばお客様の名前を入れれば住所が自動で入るなど、少しでも現場の負担を軽くするためにデータベースと連携させたいですね。

自社サーバーならパンクするほどの容量も、料金の変動なく使えるのでありがたいですね。

現在作成中の帳票はありますか?

今作ろうとしているものはルートが複雑なので、まずはルートをしっかり決めてから帳票作りに入ろうと思っています。これからまだまだ増やしていく予定です。
今運用しているものは大体40帳票くらいありますね。

どのくらい帳票を増やす予定ですか?

どうですかね。今まだ紙ベースのものがあるのでそれの電子化と、新しい帳票の要望もありますね。重要な話を口頭ですると後で意識のずれなどからトラブルになったりするので、記録として残すために事務員や営業が支店長に提出するものです。それは各店舗オリジナルになるかもしれないです。

店舗ごとになると今の倍くらいの帳票が出来るかもしれないということですね。

そうですね。帳票や申請数が増えても料金が変わらないのでありがたいですね。自社サーバーで運用していたら絶対にパンクしてしまいます。

そうなんです。ID追加以外は費用が変わりませんので、帳票や申請はどんどんお使いいただければと思っています。

今は1店舗につき店長と事務員の2ID運用で、営業は事務員のIDでログインして申請しているのですが、1年間で20店舗ずつ増やして、ゆくゆくは全国100店舗を目標にしていますので、将来的には全社員一人1IDにしたいと考えています。
IDが増えると一人当たりの値段も下がるので、追々増やしていきたいですね。

サービスに対するご要望などはありますか?

株式会社ヤマダ・ウッドハウス様インタビュー風景最初に貰ったマニュアルは導入運用までで、使い方のマニュアルはActionPassportの中にあるんですね。使い方のマニュアルはオプションなのかなと思って聞いたら、システムの中にあると教えていただいたので、それが分かりにくかったです。

あと気になったのは、日付印がデフォルトのまま文字入力すると崩れてしまうところですね。フォントを変えないといけないことを知らなくてすごく悩みました。

その他の悩みは、グループ会社に提出する書類もあるので、判子に「YWH・所属部署・店番・店舗名」を入れるとどうしても判子から出てしまうことですね。(笑)

その他にご意見などがありますか?

ワークフローだけではなく、メールサーバーやウェブサーバーなどもイーネットソリューションズさんにお願いしたいと思っています。
今は安さで選んだサーバーを使っていますが、サポートも不十分で、メールも不安定なので是非変えたいですね。

お忙しい中、ありがとうございました。

会社名
株式会社ヤマダ・ウッドハウス様
代表者
代表取締役社長 増田 文彦
従業員数
356名
事業内容
  • 戸建注文住宅の建築および販売
  • 新築戸建分譲事業の企画および販売
Webサイト
http://yamadawoodhouse.jp/

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