OVERVIEWワークフロー活用ポイント

企業などの組織において、申請・承認業務は日常的に行なわれています。ActionPassportは申請書ごとの利用シーンに最適な機能をご提供しています。

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概要
ワークフロー活用ポイント

稟議申請業務

POINT
  • ルート変更 条件分岐機能により機械的に承認ルートを自動判定できないケースでは、権限を付与された申請書・承認者によってルートを変更することが可能です。

汎用的な伺い書や業務に特化した稟議書を扱うことができます。汎用伺いでは、案件内容に応じて承認経路や決裁者が違うというケースがあります。ActionPassportでは、ルート変更や自動条件分岐などによる柔軟な承認経路を設定可能です。

条件分岐機能

人事・総務諸届け業務

POINT
  • 後閲覧設定 決裁完了時のドキュメントを確認できるようになります。

人事・総務系の申請書類には、閲覧制限が必要なケースがあります。ActionPassportでは、承認ステップごとに後閲の可否を制御したり、閲覧者を限定することなどが可能です。証跡として印影が必要な場合には、自動印、手動印、日付印をご利用いただけ、多用される日付についてもカレンダーから選択するだけで入力が可能です。

印影設定

経費精算業務

POINT
  • 決裁データ出力オプション 決裁された稟議書などの各申請書をファイルサーバや文書管理システムに保管したい場合や、決裁された経費精算書などの金額を会計システムに登録したい場合など、連携するシステムに合わせて出力することができます。

経費精算業務では、書類内での自動計算、消費税の計算などが多用されます。四則演算はもちろん、固定値として消費税の計算等も設定可能です。
決裁済みデータは出力して会計システムなどへ連携可能です。

四則演算

旅費・交通費精算業務

POINT
  • 別名申請 過去に申請した(または承認などにより受信した)申請書の内容をコピーして、新しい申請書の作成を行うことができます。

経路検索サービスとの連動により、申請者の負担だけでなく経理部門の確認作業も軽減します。
領収書の添付ももちろん可能。類似した内容を申請する場合には、入力した値を流用できる別名申請が便利です。
また、部署ごとに異なる採番を設定したり、出張費用を集計して確認するなども可能となります。

自動採番設定

見積もり・発注業務

POINT
  • 申請書公開設定 申請書は公開する対象を組織単位から個人単位まで設定することができます。さらに組織は全体、グループ、役職に分けて公開範囲を設定することができ、選択した公開対象の中から除外したいグループを設定することも可能です。

業務系の申請書類は特定の部署のみが利用するというケースがほとんどです。
ActionPassportでは、帳票を特定部署へのみ公開することが可能なため、不要な申請書類がリストに並ぶことはありません。ドロップダウンリストの設定や商品マスター参照も行なえ、入力もれ、ミスの削減や表記の統一などが可能です。
保管されるデータはPDFファイルのため、顧客への提出も簡単に行なえます。

そのほか、指示書、報告書、提案書など、あらゆる申請書類を多彩な機能で運用することが可能になります。

マスタ参照

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