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申請

申請

ワークフローシステムでは、申請書をWeb画面を使って申請します。

基本の申請の流れ
承認ルートを確認する

申請する前に承認ルートを確認することができます。AND承認・OR承認や承認者・決裁者などを視覚的に確認することができます。

ルート確認図
申請書を選択する

申請書の選択画面には、各ユーザーが利用可能な申請書が一覧で表示されています。ユーザーは申請したい申請書を選択し、申請を開始します。

申請書を選択する
申請書に入力する

選択した申請書の入力フォームが表示されます。
入力フォームについては以下をご覧ください。
機能『申請フォーム・承認フォーム』

紙書類に入力するように申請ができ、入力支援機能も豊富なため、初めての方でも迷うことなく操作できます。必要なデータを入力して、「申請する」ボタンを押下します。

申請書に入力する
申請処理を確定する

申請件名を指定し、「確定する」ボタンを押下すると申請処理が実行されます。確定時には、以下の機能の設定が行えます。

  • コメント入力 申請書に関する伝達事項をコメントとして付加します。
  • ファイル添付 申請内容の補足として、関連書類を添付ファイルとして付加できます。管理者は添付ファイル名の文字数・拡張子の制限や最小添付ファイル数の設定をすることができます。
  • メール送信 メールを送信するかどうか選択、送信先の指定を行います。特に変更がなければ、次の承認者へメールが送信され、承認漏れを防ぎます。
  • ルート変更 ルート変更の権限が付与されていれば、承認者の変更や追加などを行うことができます。
申請処理を確定する
申請完了

承認ルートや申請書、先ほど設定したコメント、添付ファイルの確認ができます。

申請完了
処理状況を確認する

申請した申請書の処理状況をルート確認図で確認することができます。

全案件検索
  1. 申請者、承認者、決裁者、閲覧者を色違いの人物アイコンで表示します。
  2. 承認が完了すると「済」マークを表示します。
  3. 承認者が「保留」している状態を表します。
  4. アイコンにマウスカーソルを合わせると詳細情報が表示します。
  5. AND承認、OR承認のルートも視覚的に確認できます。
その他の申請機能
別名申請(データ利用申請)

過去に申請した(または承認などにより受信した)申請書の内容をコピーして、新しい申請書の作成を行うことができます。
入力内容を再利用することで最初から入力し直す手間を省くことができるため、出張旅費申請書のデータをもとに精算書を作成するような場合に使用します。

代理・代行申請

上長や同僚が何らかの理由で申請できない場合、他のユーザーが代わりに申請することができます。
以下2種類の方法があり、いずれも本来の申請者から依頼された場合にのみ利用できます。

  • 代理申請(権限委譲) 代理で申請をするユーザーの名義で申請し、印影もそのユーザーのものを使用します。
  • 代行申請(操作委譲) 本来の申請者の名義で申請し、印影も本来の申請者のものを使用します。

代理・代行申請は申請書ごとに設定(依頼)することができます。設定については以下をご覧ください。
機能『ユーザー設定 - 代理・代行申請者設定』

再申請

再申請は、ユーザーが申請案件を取り戻した場合、もしくは、申請済みの案件が承認者に再申請請求(差戻し)された場合に行います。

任意回覧

申請者が閲覧者に対して任意のドキュメントの閲覧を依頼します。
回覧機能ではユーザー自身が回覧用ルートを設定し、任意のファイルを使用することができます。

申請後の機能
取戻し

取戻しは、申請内容の不備により、申請を取り下げたい場合などに利用します。 決裁者が決裁するまでの間であれば取戻すことができます。

督促

承認が滞っている場合、特定の承認者に対して督促できます。このとき、メールを送信することができます。

承認・決裁

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