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ActionPassportのサービススタッフがお送りするワークフローブログです。コスト削減、業務効率化のご要望にお答えするActionPassportの活用事例など、ワークフローに関する情報を発信します。

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ワークフロー選定のポイント

ワークフロー選定のポイント

このページをご覧になっている皆さんは、今まさにワークフロー製品の選定をされているお客様かと思います。そこで初回の本日は、ワークフロー製品・サービスの選定ポイントについてお話したいと思います。

お客様がお困りのポイントやサービス導入の必要性には、本当にさまざまなものがあります。
私たちがお客様から聞くそれら多くのポイントは、主に内部統制を強化したい、コスト削減を実現したい、スピードアップを図りたい、他システムとの連携も行いたい、そしてなんといっても煩雑になってしまっている現在の業務を楽なものにしたい、といったところでしょうか。

内部統制強化の確認ポイントやコストの比較、またスピードアップを実現するモバイル対応などについては、比較的たやすく確認することができますので、ここでは、業務効率に直結するけれども、どうにも比較がしづらい「使い易さ」にフォーカスしてみたいと思います。

まず、本題に入る前に「使い易さ」とは何かについて考えてみましょう。
仮に、使い易さとは「便利に、快適に、迅速に、目的を達成できること」としてみましょう。
ワークフロー導入後にまず行なわなくてはならないこと(=目的)とは、ユーザ登録→組織作成→ルート作成→帳票作成 などの諸設定です。
これらの設定(目的)を完了するために、どういう方法が「(便利)で(快適)で(迅速)」でしょうか?

以下の3つのケースで見てみましょう。

作成ツールについて

アプリケーションで構築作業を行なう製品では、初回にそのアプリケーションをインストールする手間が当然発生します。一方、上述の諸設定を行なうにあたって、全ての作業を統一されたアプリケーションツールで行なえるのは便利で効率的でしょう。
機能の多さ、またドラッグアンドドロップなどのGUIでの操作性なども、この観点で比較してみましょう。

ルートの設定について

ワークフロー導入後は大変多くの申請書類を扱うことになります。
そのひとつひとつの申請書ごとにルートを作成するのでは、作成の手間はもとより、修正作業も膨大なものとなってしまいます。一方、複数帳票で1つの共通ルートを使えたり、承認者を役職や部署で指定できたり、申請者の役職階層に依存しない汎用的なルートを作成することが出来る製品では、ルート数を大幅に絞ることができ、初期構築時やメンテナンス時の労力を大幅に削減することができるでしょう。

帳票の作成について

帳票作成はワークフロー構築作業の中で最も時間を要する作業です。
レイアウトを考え、入力テキストボックスやコンボボックスなどをきれいに配置していきます。既存の申請書類があれば、これを取り込んでレイアウトを踏襲したいと思うでしょう。
このとき、取り込んだ書類データを「下絵として」利用し、入力テキストボックスやコンボボックスなどを配置するのではなく、取り込むと同時に既にボックスとして認識できれば、大変な効率化を図ることができるでしょう。

更に、時間の経過とともに組織や帳票は必ず変更されます。
導入時には見落としがちなこの「メンテナンス性」も大変重要なポイントです。
たとえば・・

  • 組織変更では~組織を複製して事前に変更作業ができるか、また複数の組織を同時に使うことができるか。
  • ルート変更では~上述のとおり汎用的なルート作成が可能か(複数帳票で1つのルート、役職や部署で指定可能、階層に依存しない汎用ルート作成などの有無)。
  • 帳票改訂では~帳票を複製して変更作業が可能か。帳票内の項目の削除が必要になった場合でも、過去の情報として削除項目を参照できるかなど。

組織変更や帳票改訂が頻繁に発生する企業においては、これらのメンテナンス時の「使い易さ」が、初回構築時の機能よりも大切なポイントになる場合もあります。

というわけで今回は、なかなか比較のしづらい「使い易さ」をテーマにしました。
ぜひこれらの観点で多くの製品を比べて頂き、実のある業務改善を実現して頂ければと思います。

ACPブログチーム