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ActionPassportのサービススタッフがお送りするワークフローブログです。コスト削減、業務効率化のご要望にお答えするActionPassportの活用事例など、ワークフローに関する情報を発信します。

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手間がかかるフロー作成…どうにかしたい!

手間がかかるフロー作成…どうにかしたい!

本日はフロー設定について、「よくある質問」をご紹介させていただきます。

「部長が申請したときに課長の承認を飛ばすことは出来る?」
「部署によって課長がいない場合もあるけれど、フローは部署ごとに作成するの?」
・・・確かにそうですね。

  • 上長が申請したときに部下の承認は省略したい。
  • 役職ごと、部署ごとにフローを作成するのは面倒。
  • 承認者に該当するメンバーが組織上存在しないときは自動で省略させたい。

ActionPassportでは上記のようなケースでも、フローを汎用的に作成出来るような設定をご用意しています。

便利機能1. 申請者の役職によって承認を省略させる!

申請者→承認者1(課長)→承認者2(部長)→決裁者(社長)
というフローを例にご説明いたします。

申請者が一般社員の場合、
申請者(一般)→承認者1(課長)→承認者2(部長)→決裁者(社長)
となり、何の問題もありません。

では、申請者が課長の場合を考えてみましょう。
申請者(課長)→承認者1(課長)→承認者2(部長)→決裁者(社長)
課長による申請の為、承認者1(課長)のステップは不要ですね。

さらに、申請者が部長の場合は、
申請者(部長)→承認者1(課長)→承認者2(部長)→決裁者(社長)
部長による申請の為、承認者(課長)、承認者(部長)のステップは不要ですね。

では、申請者の役職によって、3つのフローを作成しなければいけないのか?
・・・答えはNO!です。

ActionPassporでは「申請者が特定の職務の場合に承認不要とする」という便利な機能があります。予めそれを設定しておけば、申請者の役職を意識することなく、1つのフローを汎用的に利用することが出来ます。

便利機能2. 組織上に該当するメンバーが存在しない場合、自動的に省略する!

申請者→承認者1(課長)→承認者2(部長)→決裁者(社長)
というフローを例にご説明いたします。

A部署に課長はいますが、B部署に課長は存在していません。
A部署は問題無く申請〜決裁が完了しますが、B部署では「承認者1」の該当者が不在のため、フローとして成り立たず、申請エラーとなり申請出来ません。

別途、B部署用のフロー
申請者(一般)→承認者1(部長)→決裁者(社長)
を作成しなければいけないのか?!・・・それは手間ですね。

そこで、ActionPassportでは「該当メンバが不在の場合に承認者を省略する」という便利な機能があり、組織上該当するメンバが存在しない場合はフロー上から自動的に省略するという設定が可能となっております。

これらの便利な機能を組み合わせる事により、作成するフロー数を劇的に減らすことが出来るのです。
またActionPassportサービスでは、お客様のフロー作成のお手伝いもいたしております。

今後もお客様の「どうにかしたい!」を解決できるヒントをこのブログにてご紹介いたします。

ACPブログチーム