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ActionPassportのサービススタッフがお送りするワークフローブログです。コスト削減、業務効率化のご要望にお答えするActionPassportの活用事例など、ワークフローに関する情報を発信します。

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うまい道具の使い方?!

うまい道具の使い方?!

本日は日々多く使われる申請をActionPassportなら電子申請システムだからこそできる、再利用方法をご紹介します。 少しややこしく感じられるかもしれませんが、実際に使ってみると大変便利です(私もいつもそう感じていますから!)。

社内で利用するドキュメントの中には

交際費事前申請、事後精算
出張事前申請、事後精算
稟議書、見積書、注文書

など、入力内容に共通した内容が多いドキュメントがあります。

出張申請コピー

「同じ内容を再度手入力するのは面倒。過去に申請した案件のデータが自動的に入るようにしたい」、「上半分に事前申請の内容を、下半分に事後申請の内容を表示させたい」ActionPassportには、そのようなご要望にお応えするための「別名申請」という機能があります。

出張申請を例にすると・・・。

【1】申請書作成
POINT:同一デザインを2つ作成します

デザインとしては、1ページ内の上半分に出張前に事前申請するための入力欄を、下半分に出張後の交通費・宿泊費等を精算する入力欄を配置します。
つまり、事前申請/事後精算の内容が1枚におさまるデザインとするわけです。

①出張申請書
上半分のみ書込み可とし、下半分は読取専用と設定する。

②出張精算書
上半分を読取専用とし、下半分のみ書込み可と設定する。

【2】承認フロー作成
POINT:出張申請、出張精算それぞれを作成します。

①出張申請書申請者 → 承認者:申請者の課長 → 決裁者:申請者の部長

②出張精算書申請者 → 承認者:申請者の課長 → 決裁者:申請者の部長 → 閲覧者:経理担当者(※)
※経理担当者は、決裁が下りた案件について精算を行います。

【3】出張申請を実施
POINT:Aさんが出張することになりました。出張申請で了承を得ます

①出張申請書の上半分に出張の予定を入力し申請、課長が承認、部長が決裁し案件は完了となります。

【4】Aさん、出張に出かけて、無事済ませて戻ってきます。
【5】Aさん、交通費や宿泊費を精算するため②出張精算書を申請します。
CHECK:ここで「別名申請」という機能を利用します!!
  1. あれこれ探さず、【3】で完了した案件を表示させ、「別名申請」ボタンを押すだけ。
  2. 申請フォーマットとして②出張精算書から再利用するデータとして「完了時のデータ」を選びます。
  3. 申請入力画面が開きます。
    ※上半分に①出張申請時の内容がコピーされた状態で②出張精算書が開きます!
    ※上半分は「読取専用」なので決裁された内容を間違って変えたり出来ません!
  4. Aさんは下半分のみを記入して申請します。
    POINT:事前申請が決裁されていない案件は申請出来ないように設定することも可能です!
【6】課長/部長は事前申請の内容を確認の上、精算内容を確認し承認/決裁を行います。

何となくイメージをつかんでいただけましたでしょうか。

このように別名申請では、各ドキュメント上にて同じ内容にしたい部分だけを同一の設定とし、その他タイトルや、配置等のデザインを変更することで、全く用途が異なるドキュメント間でデータを引き継ぐ事が可能となります。

応用次第でいろいろなドキュメントパターンに対応することが出来るのが道具としてのActionPassportの良いところです。
なんとなくお悩みの方・・・・。お気軽にご相談してみてください!

ACPブログチーム