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ActionPassportのサービススタッフがお送りするワークフローブログです。コスト削減、業務効率化のご要望にお答えするActionPassportの活用事例など、ワークフローに関する情報を発信します。
ワークフローシステムのメリットとは？ワークフロー導入効果をプロが徹底解説！
こんにちは。ActionPassportサポートチームです。
前回の記事でブログの復活を皆さまにお知らせして、本記事は復活から2つ目の記事になります。
今回は、ワークフローシステムを導入した際のメリットをご紹介していきます。
近頃は世の中のデジタル化が急速に進んでおり、「ペーパーレス化」や「脱ハンコ」といったキーワードを耳にする機会が増えたのではないでしょうか？
「世間のデジタル化の波に乗ってウチも電子化するぞ！」と考えてはいるものの、導入して本当に効果があるのか正直不安だ、というご相談をお客様からいただくことがあります。
本記事では、「導入を検討したいけど不安もある」という方に向けて、ワークフロー導入のメリットや、実際に導入して効果が出た事例をわかりやすくご紹介していきますので、ぜひ最後まで読んでご参考になさってくださいね。
そもそもワークフローシステムとは？
ワークフローシステムのメリットについてご紹介する前に、そもそもワークフローシステムって何？という基本的な部分からご説明していきます。
そんなのもう知ってるよ！という方は、こちらを読み飛ばして「ワークフローシステム導入の3つのメリット」まで進んでください。
ワークフローシステムとは、申請業務を電子化するシステムのことを指します。
具体的には、稟議書や見積書、休暇届などの申請・承認業務を、WEB上で行うことができるシステムです。
申請業務を紙で運用している場合、申請書を探したり、承認の進捗がわかりづらかったり、承認者が誰なのかを探す手間がありました。
探す・調べるという行為は、些細なことのように感じます。
しかし、これが徐々に蓄積されることによって、知らぬ間に企業の生産性にダメージを与えている場合があるのです。
この問題を解消するために、申請→承認→決裁→閲覧→保管 の流れを自動化するワークフローシステムが作られました。
業務の流れをスムーズにするワークフローシステムですが、具体的にどのようなメリットをもたらすのか次の章で見ていきましょう。
ワークフローシステム導入の3つのメリット
この章では、ワークフローシステム導入のメリットを説明していきます。
細かいメリットを含めるとかなりの数になってしまうので、代表的なメリットに絞ってご紹介します。
1、申請業務の効率化
- 申請者が申請した後は、あらかじめ設定しておいたルートを通って承認されるため、毎回承認者を探す手間を省くことができます。
- 申請書がどこにあるのか容易に確認ができ、督促通知機能もあるため業務の停滞を防げます。
- ActionPassportは、承認ルートや進捗状況を人型アイコンで確認できるため、視覚的にもわかりやすいと好評をいただいています。
2、コスト削減
- 申請業務を電子化することにより、下記のコストを削減できます。
部署間の通信費
申請書の紙代、プリント代
拠点間のFAX代、郵送代 - データはシステム内の保存されるため、書類の保管場所が不要になります。
そのため保管費用もカットできるのです。 - ActionPassportはサービス費用内でディスク容量が容量無制限です。
他製品の場合は、使用量に応じて従量課金の場合もありますが、ActionPassportは標準機能として容量無制限でご提供しています。
3、働き方改革につながる
- 近年、様々な企業が取り組んでいる「テレワーク」でワークフローシステムが大活躍します。
システムにはどこからでもアクセスすることができるため、申請や承認、決裁業務のためにわざわざ出社する必要がありません。
「テレワークをしたいけど問題があってできない」と弊社にご相談をいただくことがあります。
原因をお伺いすると「申請業務で出社しないといけないから」という理由で大半の企業がテレワークを断念されていました。
ワークフローシステムがあれば上記の問題も難なく解決できますね。 - どこからでも接続できるのはメリットでもありますが、セキュリティ的に心配と思われるお客様もいらっしゃるかと思います。
弊社ではお客様個別のセキュリティ要件に応じたご提案も可能となっており、接続できる場所に制限をかけることもできます。
創業当時からサーバ管理の事業を行っていますので、お客様独自のセキュリティ環境のもと、ActionPassportをご利用されたい場合はお気軽にご相談ください。
導入効果の具体的な事例（※企業名は伏せさせていただきます）
A社の場合
申請から決裁完了までに10日かかっていた時間が1～3日に短縮。
B社の場合
半年を費やしていた議事録や各種申請の回覧が2日程度で完了することも。
申請や精算業務に関わる移動交通費は約1/5に削減。
以上、ワークフローのメリットや導入効果の事例についてご紹介しました。
ワークフローシステムについてより詳しく知りたい方は、他にも記事を更新していますので、そちらもぜひご覧ください。
また、メリットは把握したが具体的なイメージができないという場合は、お気軽に弊社窓口までお問い合わせください。
実際の操作画面を見てみたいというご要望がありましたら、体験サイトもございますので是非ご利用ください。
