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紙運用のメリットを徹底解説。ペーパーレス化はしないほうがいい?!

紙運用のメリットを徹底解説。ペーパーレス化はしないほうがいい?!

こんにちは。
ActionPassport製品担当チームです。

前回は「ワークフローシステムのメリット」について解説しました。
前回の記事を読んで「商品のデモを受けてみたいです」とお問い合わせをくださったお客様もいらっしゃいました。
まだ読んでない方は、こちらからぜひご確認ください。

さて、本日の内容ですが、前回と一転して「紙運用のメリット」について解説をしていきます。
世の中はペーパーレス化の風潮が高まっていますが、「紙運用にもいいところがあるんだ!」ということを今回の記事でお伝えしていきます。

紙運用とペーパーレス化をしっかり比較した上で、紙の運用を続けるのか、ActionPassportを導入してみるのか、ご判断いただければと思います。

 

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは

近年は、至る所で「ペーパーレス化」を耳にする機会が増え、そろそろ聞き飽きたのではないかと思います。
もしかするとまだ知らない方やおさらいをしておきたい方もいるかと思うので、ペーパーレス化について簡単に説明をします。

既にペーパーレス化をご存じの方は、次の章から読み進めてくださいね。

ペーパーレス化とは、その名の通り紙(ペーパー)の利用を減らして、できる限り業務を電子化していく取り組みのことを指します。
具体的には、社内での申請書類を紙類からPDFデータに変換したり、申請業務をWEB上で行うなどして業務を効率化していくことです。

紙を減らすことによって、コストの削減や業務効率の向上、セキュリティの強化など、あらゆるメリットをもたらしてくれます。

しかし、一概にペーパーレス化が良いわけではなく、紙運用ならではのメリットもあるのです。

 

紙での運用のメリット3選

紙での運用のメリット3選

この章では、紙運用の魅力をお伝えしていきます。
早速解説していきますね。

1、視認性に優れている

やはり紙の書類の方が見やすいというメリットがあります。
紙の運用に慣れているため、やはり我々は紙の方が見やすいと感じてしまうのでしょう。

2、書き込みができる

紙は自由に文字を書き込むことができます。
思い付いたアイデアや日付などを、メモとしてすぐに書き込めるのがメリットです。
電子化した場合だと、好きな場所に文字を入力できるわけではなく、指定された範囲しか入力できないという制限があります。
紙であれば、書き込みながら内容の説明をすることも可能ですね。

3、どこでも見れる

これも紙ならではのメリットです。
紙であれば、PCもインターネットも必要ありません。
紙を見ながら、場所を問わず会話することや確認することが可能です。

 

紙に勝る?ActionPassportの利点

紙に勝る?ActionPassportの利点

ここまでは紙運用のメリットをお伝えしてきました。
とは言え、我々はワークフローシステムをご提供する立場です。
最後にActionPassportの特長を説明させてください!(笑)

  • 視認性を損なわず、使いやすいインターフェース
    →紙イメージのままの帳票に入力することができるため、ユーザーも迷わず操作ができます。
    直感的なインタフェースで慣れ親しんだ見た目のため、電子化への移行がスムーズにできます。
  • どこでも誰でも見せないようにできる
    →先ほど紙であればどこでも見れることがメリットであると解説しました。
    しかし、どこでも見れることが、かえって「セキュリティ面で不安だな」と思われる方もいらっしゃいます。
    ActionPassportでは、書類に閲覧制限を設けることが可能のため、見せたくない人には見せない運用ができるのです。
    また、紙の場合だと持ち運んでいる際に汚したり紛失してしまうリスクがありますが、
    ActionPassportであれば電子データなのでその心配もありません。
  • 文書の改ざん、不正利用を防止
    →書類の管理を電子化することで、不正な書き込みやなりすましを防ぐことができます。
    紙の運用だと証跡が残らず、内容を偽造することもできてしまいます。
    内部統制強化のためにも、そういった行為が起こらないよう対応すべきでしょう。

 

まとめ

紙運用のメリットについて解説してみましたがいかがでしたでしょうか。
このまま紙運用を続けようと思った方や、これを機にワークフローシステムを導入しようとお考えの方もいらっしゃると思います。

ActionPassportについてより詳細に知りたいという方は、下記のお問い合わせからお気軽にご連絡ください。

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