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ActionPassportのサービススタッフがお送りするワークフローブログです。コスト削減、業務効率化のご要望にお答えするActionPassportの活用事例など、ワークフローに関する情報を発信します。

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【変幻自在】複雑な承認ルートにも、柔軟な設定で対応可能!

【変幻自在】複雑な承認ルートにも、柔軟な設定で対応可能!

こんにちは。ActionPassport製品担当です!

ここ最近のブログでは、ActionPassportの各機能についてご紹介をしてきました。

「帳票作成を試してみたい!」
「組織について少し触ってみたい!」
というご要望もたくさん頂いており、無料トライアルを試していただけるお客様が増えてきました。

「とりあえず触ってみたい」という方でも大歓迎ですので、お気軽にお問い合わせください!

さて、本日も引き続きActionPassportの機能についてご紹介いたします。
今回は、「承認ルート」についてです。

紙運用の場合、申請するたびに誰が承認者なのか確認したり、承認者を探し回ったりと、かなりの手間がかかってしまいますよね。

本記事では、承認ルートをどうやって設定するのか、承認ルートの機能、有効活用のポイントについて解説します。

 

承認ルートの設定って大変じゃないの?

ActionPassportを検討いただく際、お客様から以下のようなご意見を沢山いただきます。

  • 設定が大変そう
  • 細かい融通が利かなさそう
  • うちの特殊なルートに対応できるかな?

ご安心ください。
上記のお悩みは、ActionPassportのルート設定ですべて解決できます。

どうやって解決できるのか、具体的なケースを用いてご説明していきますね。
(3章で事例を用いて解決策を解説しています。)

 

承認ルートの基本機能についてご紹介

まずは、基本的な機能についてご紹介していきます。
気になる機能をご覧ください。

ルート作成の考え方
  1. 複数の申請書類に対し共通のルートを利用できる。
  2. 複数の申請者(利用グループや個人)に対し共通のルートを利用できる。
ルート編集

承認者や決裁者のアイコンを設置して、申請者を起点としてルートラインを結んで作成をします。
各アイコンの詳細設定をしていくことで、様々なパターンの承認ルートを作成します。
人型アイコンで視覚的にもわかりやすく、マウス操作で簡単に設定していただけます。

ActionPassportは人型アイコンで視覚的にもわかりやすく、マウス操作で簡単に設定していただけます

 

承認者の指定

承認者(決裁者)は、以下のいずれかを設定します。

  • 申請者との関係指定
    例:申請者(営業部 一般の場合)→同所属 課長(営業部 課長)
    申請者(総務部 一般の場合)→同所属 課長 (総務部 課長)
  • グループ/役職指定
    例:管理部 部長
    総務部 全員 など
  • 個人指定
    例:承認者1(○○さん)
  • 未定義
    承認者を特定せず、申請・承認の過程でルートを指定します。

ActionPassport 承認者の指定

 

グループ承認

1つの承認ステップに複数の承認者を指定することができます。

  • AND承認
    複数の承認者全員の承認を必要とします。
  • OR承認
    複数の承認者のうち、だれか一人の承認を必要とします。

ActionPassport グループ承認

申請者の役職によりルート自動設定

例えば、部長が申請者の場合、申請者より下の役職である課長の承認をスキップできます。
細かな設定にも柔軟に対応ができるのがポイントですね。

 

ActionPassport 申請者の役職によりルート自動設定

 

特殊な承認ルートにもラクラク対応
特殊ケース1:案件の内容によって承認ルートが分岐する
  • 案件の見積金額によってルートが変わる
  • 稟議書の内容(購入/契約/接待等)によってルートが変わる。

お客様の中で、上記のような取り決めがあるケースが良くみられます。

システムを設定すると融通が利かないのでは?と心配されがちですが、ActionPassportではルート分岐にも対応が可能です。
1帳票1ルートであらゆる承認ルートを設定できるので、ルートや帳票をわざわざ複数作らなくても設定でできるのがメリットです。

■条件分岐
申請書内で指定した項目の値によって、承認ルートを自動で切り替えることができます。
例:見積金額500万円以上→部長決裁
  見積金額500万円未満→課長決裁

条件分岐の機能を使って、臨機応変に決裁まで進めることができます。

ActionPassportは条件分岐の機能を使って、臨機応変に決裁まで進めることができます

特殊ケース2:承認者が固定されていない(申請者で判断する必要がある)

承認者を必ずしも指定しておく必要はありません。

■未定義
承認者を特定せず、申請・承認の過程でルートを指定します。

承認者を未定義にしておくことで、案件ごとに承認ルートを設定できます。
また、予め承認者が設定してあった場合でも、自由に承認者を削除したり追加したりする機能もご用意しています。(ユーザーにルート変更の権限を付与する必要あり)

 

まとめ

今回はActionPassportの承認ルートの機能や活用方法についてご紹介しました。

ActionPassportを導入して設定をしてしまえば、複雑なルートも自動で判別ができるので、申請業務の手間や負担をグッと軽減できるでしょう。

また、ActionPassport導入の機会に、これまでの承認ルートの見直し・改善をしてみてはいかがでしょうか!

ご自身の企業での承認ルートの場合、「システム上でどんな動き方がするのか確認してみたい」というお客様がいらっしゃいましたら、ぜひ無料トライアルをお試しください。

以下からお問い合わせいただけます。
お問い合わせはこちら

より詳細な機能を知りたい方は、機能ページもご覧ください。