こんにちは！ActionPassport製品担当です。

以前までの記事では、基本的な機能を中心にご紹介してきました。
ActionPassportの使い方について、なんとなくイメージしていただけたのではないかなと思います。

もし、まだ読んでいないという方がいらっしゃいましたら、過去の記事で製品イメージを深めていただけると幸いです。

さて今回は、ActionPassportの機能をフル活用したいという方向けの記事になります。
オーソドックスな使い方だけで良い、という方は前回までの記事の内容で十分かと思います。

• 完了した案件をより見やすくする
• 完了案件の数値を用いて集計データを算出する

上記についてご紹介したいと思いますので、よりActionPassportを使いこなしたいという方は、ぜひ最後まで読んでご参考になさってくださいね。

業務区分とは？

今回はActionPassportで標準提供している「業務区分」という機能をご紹介します。

そもそも「業務区分って何？」という印象をお持ちかと思いますので、概要を説明します。

簡単に言えば、業務区分とは申請案件を分類するための機能です。
業務区分を使ってできることは大きく分けて3つあります。

【その1】
完了一覧や処理待ち一覧に申請書類毎に表示することができます。

【その2】
一覧表示画面で申請フォーム内の特定の項目を表示したり、検索対象に設定することができます。

（例：稟議書の中の「金額」の値を一覧画面に表示）

【その3】
集計対象にしたい申請書と項目を選択することで、業務区分に仕分けられた申請案件について集計を行うことができます。

集計方法は全部で4つあります。
「件数・合計・最大・最小」

（例：今月の出張旅費合計を集計する）

●集計テンプレート

◆一覧表示
設定した対象項目を一覧で表示します。

◆サマリ集計
行項目の集計グループごとに、列項目の集計対象項目を集計します。

例）

• 集計グループに申請者
• 集計対象項目に出張先、出張旅費を設定

申請者ごとの出張先の件数や出張旅費の合計額を集計できます。

◆クロス集計
行・列項目の集計グループのかけ合わせごとに、集計対象項目を集計します。

例）

• 行項目の集計グループに申請月
• 列項目の集計グループに出張先
• 集計対象項目に出張旅費金額を設定

申請された月と出張先のかけあわせごとに出張旅費金額の合計額や最大値を集計できます。

業務区分を活用するメリット

メリットは大きく2つあります。

1つ目としては、完了案件の確認がしやすいことです。
従来であれば、完了案件一覧を表示して、その中から該当する申請フォームを選んでいたと思います。

それだと申請フォームを検索するという一手間がかかってしまいます。

業務区分を設定しておくことで、TOPページに申請書名を表示させることができます。
1クリックで確認したい案件をチェックできるのでグッと効率アップします。

2つ目は、集計機能を活用できることです。
もし、これまで申請書の金額を経理部の方々が手計算をしていたとすれば、かなりの負担がかかっていたと思います。

集計機能を設定しておけば半自動的に金額を集計できます。
さらに、集計データはCSVファイルで出力可能なため、そのままデータを活用することもできます。

最後に

今回は少し上級者向けということで「業務区分」についてご紹介をしました。
一度設定をしてしまえばその後の運用がかなり楽になる機能ですので、我々としてもぜひご活用いただければと考えています。

文章と画像だけでは伝わりづらい部分もあったかと思います。
下記からお問い合わせを頂ければ、製品担当が実際の画面をお見せしながらご説明することも可能ですのでお気軽にお問い合わせください。

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