東京油槽株式会社は1987年4月に設立された、石油化学製品・石油製品・食料油等の液体危険物貨物の総合物流センターで、30年にわたり物流倉庫・タンクターミナル事業を行っている双日株式会社のグループ企業である。安全・正確に高い品質を支える業務を行う上で、それを支える社内フローをいち早く電子化してきた、同社の保全・システム本部 本部長 寺尾泰氏、管理本部 リスク管理部長 木下真吾氏、同 総務・人事部の高橋寿恵氏にActionPassport導入時の検討ポイントや背景、今後の期待等をうかがった。

利便性の高い立地と高機能設備、6万トンの大型船が着桟可能な桟橋でお客様の多様なニーズをカバー

はじめに御社の事業内容についてお聞かせください。

当社の事業内容は「物流サービスを通じ社会に貢献する」を経営理念として、1987年から石油化学製品・石油製品・食料油等の液体危険物貨物の物流倉庫・タンクターミナル事業を行っています。需要地に近い川崎コンビナート内という利便性を生かした立地と高機能な入出荷設備があり、6万トンの大型船が着桟可能な桟橋を保有していることでお客様の多様なニーズをカバーしています。

レイアウトの簡単さが決め手でした。

ActionPassport導入時期ときっかけをお聞かせください。

私が入社した2013年（平成25年）はまだ社内に紙文化が根付いており、伝票類等すべて紙での運用でした。
基幹システムAS400の改修で、当時のストックフォームをA4化するという課題があり、同時に休暇届等の社内申請をワークフローの仕組みで電子化できないかという要望がありました。親会社の双日ではワークフローの仕組みが出来ていたため、「なぜまだ紙運用なのか」と社内でも声があり、ワークフローシステムの導入に意見が合致し、今から3年前の2014年4月に導入しました。現在は全社員約80名で利用しています。

ワークフローサービスは6社くらいを比較検討しました。
価格は当然ですが、ユーザビリティが良かったことや、Excel・Word・PDFの元資料をベースに使えること、他社にあるようないちいち枠を作ってレイアウトして・・・等の最初の設定が不要で簡単に作れそうだなと思い、ActionPassportに決めました。

導入しようと決めてから、ワークフロー運用が始まるまでの期間はどのくらいでしたか？

ワークフローサービスを選定して契約、研修を受けて、帳票を決めて、いざ利用開始というまでの流れが1ヶ月くらいでした。
デザイナーツールで作成する帳票も基本以前使用していたExcel等のファイルを元に自社で作成を行いました。

他社様と比べても導入までがとても早いですね。
導入スタートのタイミングでは帳票は何種類くらいありましたか？

最初にオフィスまで初期研修にきていただいて、その研修をベースにして帳票を作っていけたのでそれくらいでしたね。
帳票は勤怠関係のもの5種類でスタートしました。

最初から沢山作られたのですね。

最初は少なめでスタートしようということで、これでも削ったんです。
社内からはもっと沢山作ろうという声もありましたが、最初からそんなに沢山ではなく、まずはよく使われるものから始めようということでスタートしました。あとは順次追加していこうということで。

ワークフローとしてだけではなく、色々と使い方を変えて活用しています。

5種類でスタートされて、今3年ほどたちますが、今はどれくらい帳票を使用していますか？

まだ作成中のものが1個あるので、今は13種類ですね。購入依頼書は申請金額で２つに分けています。

13種類ということは社内の申請書がほぼカバーされているのですか？

まだまだですね。元々うちの会社は色々な申請用紙が多くて、こんな申請も必要なんだなぁというものまであります。順次そういうものを載せていったら10種類を超えていました。

申請の種類は社内申請、勤怠、あとは出欠確認等色々あります。出欠確認は講習会や懇親会等の出席確認に使っています。今までは確認するのに名簿を回して集計していましたが、人によってはずっと止めていたりして、誰で止まっているのか分からず探し回ったり大変でした。ActionPassportで出欠確認をすれば誰で止まっているかひと目で分かり、督促も簡単に出せます。

なるほど、いわゆるワークフローだけではなく、色々な利用をされていますね。

イベント参加の確認にも使えるし。途中から用途が増えましたね。
社内システムの方でもパスワード入れ替えの申請にも使っています。
うちの会社は一定期間ごとに社内各所でパスワード変更を申請させているのですが、以前は紙で申請して手渡ししていました。やっぱりパスワードなので、変に飛び交うのもどうかと思って。ただ、ActionPassportなら自社しか入れないので、今はパスワード変更申請にも利用しています。

他にも自分たちで色々と使い方を変えています。最近で言うと社内のストレスチェックシステムの設定に利用しています。そのシステムは一番はじめに名前、生年月日、メールアドレス等の入力が必要なんですね。そのため、あらかじめ必要項目を申請書類として作成し、社員に申請させて書き出しし、それを並び替えたりしてリストを作成するという使い方もしています。
メールアドレスも本人が入力するので、間違いが少なくなっていいですね。
これ以外にも使い回せるテンプレート的な帳票を作ったり、色々な使い方をしたりしています。

ActionPassportは、書類の数や申請での容量が増えても費用が変わらないので、是非どんどん活用して頂きたいです。

紙と違ってファイリングの手間もなく、紙を収納していたスペースも有効活用できます。

申請にかかる時間としてはどうですか？

上司が外出しているときは机に置いたままで判子が貰えないということがあったのが、外出先でも承認できるのですごく時間短縮になりました。
ただ、承認者としては1日休んでいても見なきゃいけない気になるのがデメリットですかね。見ると返してあげたいなと思って・・・ついついコメントも入れて返しています。

私は連続承認もよく使うので、コメントはせずにどんどん承認していますね。
今までの紙の運用だと締め時期にファイリングをする作業で沢山時間を取られていましたが、ActionPassportになってからはファイリングの手間もなく、紙を収納していたスペースも有効活用できています。
導入後しばらくはデータを印刷して二重で運用していましたが、今は印刷をやめてデータだけで保管しています。

13帳票使用されているということですが、1ヶ月でどのくらいの申請件数がありますか？

平均で月400弱くらいですかね。導入し始めから徐々に申請件数は増えており、出欠確認が必要な時は600くらいになりますね。数も多いので、連続承認でまとめて見ていますね。

直前の申請も即時に対応出来るようになりました。

ActionPassportのどんなところが良いですか？

紙の申請では勤怠の締め時期直前の休暇申請を、上司は知っているけど総務人事まで連絡が行かなくて、締めに間に合わなくて入れられないことがありました。ActionPassportを使ってからは、これから回ってくる申請を予定で確認できたり、今申請したというのがリアルタイムでわかったりするので、直前の申請も締め時期に間に合うようになりました。
判子を貰い回らなくていいことや、ちゃんとルートで回ってくるので書類に抜けがないというのもいいですね。

きちっと作れば作るほど、使われる方も自然に使いやすくなりますね。ここがもっとあればいいのにというご要望はありますか？

一度決裁されて、最後に確認して処理をしている中で、書類のここが違ったという時に、本人が取戻しや出し直しじゃなくて、決裁後でも最終の処理をする人が、差戻しが出来ればいいなと思います。
決裁はしているけど、一部だけ修正して欲しいと言う時がどうしてもあるんですね。残念ながら今は一回削除してもう一回出し直してもらうという手順を踏んでいます。

他にはありますか？

申請済みの一覧画面で特定の項目の表示欄を大きく、または小さくということが出来ればいいなと思います。あとは表示する項目を選べるようにしたいです。
よく見たい項目が見辛いことがあったりします。

その他に、うちの会社の問題にもなりますが、PCが1人1台所有じゃないので、申請をしても差戻しに気付けないことがあります。メールアドレスが複数設定できれば気付きやすいのかもしれないですね

今後ActionPassportの利用用途を拡大していく予定はありますか？

ActionPassportで勤怠の申請が来てから、別の勤怠システムに入力しなければいけないので、一括で連動してくれる仕組みがあれば楽になると思います。

申請書類もまだまだ色々あり、その中にはルートが複雑な書類もあります。作ってしまえば楽になるのでやっぱり帳票類を充実させたいですね。

ぜひ今後もActionPassportを活用いただければうれしいです。本日はお忙しい中ありがとうございました。