楽天生命保険株式会社は2013年4月に楽天グループの生命保険会社として発足。社内稟議のワークフローにActionPassportを採用した同社の、収益管理本部 経理部長 河合洋樹氏、経営企画部 伊藤恵巳氏に、ActionPassport導入時の決め手や背景、さらに今後の期待などをうかがった。

お客様ニーズにお応えし、ITを活用した「安心」と「便利」をご提供する、日本で一番身近で頼れる生命保険会社へ。

はじめに御社の事業内容についてお聞かせください。

楽天生命保険株式会社は楽天グループの生命保険会社です。シンプルでわかりやすい個人向けの保険商品を、インターネットや募集代理店、通信販売など、さまざまな窓口で販売しているほか、ビデオチャットを活用したバーチャル相談窓口「ネット保険デスク」や、国内生保初の「スマホアプリによる女性向けヘルスケアサービス」などの新しい取り組みにも注力しております。

膨大な時間を要する紙の申請フローを電子化したい。
これが大きな課題でした。

ActionPassportを採用することになったきっかけについて教えてください。

どの会社でも同じだと思いますが、やはり紙で決裁書を回していると時間がかかります。特に決裁担当の役員が不在だと、どうしても決裁が遅れがちになっていました。ペーパーレス化推進の折、コスト削減効果も見込み、これを解消するには紙の申請書類を電子化するしか無いと判断したことがワークフローを導入したきっかけです。

ActionPassportは全社員が利用されるのでしょうか？

はい。全社員が使えるようにしています。
当社では全国に10以上の拠点があり、当然ながら各地から申請が上がってくるのですが、以前はすべて紙で書かれたものが都度、郵送で送られてきていました。

紙で運用していた時には申請から決裁までどれくらいの時間がかかっていたのでしょうか？

全社員で280名ほどの社員がおり、毎月およそ100件程度の申請があります。
他の生命保険会社も同じだと思いますが営業社員の数が多く、出張も多いので、不在がちで申請が進みにくい環境だったと思います。
申請から決裁まで長いものでは10日間ぐらいかかる場合もありました。やはり役員が不在の場合は帰社を待つことになりますし、受付・確認業務では採番や台帳管理を手動で行っていたので、とにかく決裁までの滞留時間が長かったです。

紙で運用していたときと同じ使用感が得られ、社内トレーニングもほとんど不要でした。

ActionPassportをご覧になった時の印象や選んだ決め手はどのようなところでしょうか？

実際に申請を電子化することを考えていた時にサービスについて知る機会があったので、すぐにデモを見せてもらったと思います。
最初にデモを見るまでは「レイアウトが全く変わってしまうと社内トレーニングなども必要なのかな」と思っていたのですが、実際に見てみると紙のレイアウトはほぼそのままで、申請の流れも変わらずに使えることがわかって、「本当に電子化するだけで紙の時と変わらないなぁ」と思ったのが最初の印象でした。また、楽天生命でも当然組織変更があるのですが、そんな場合でも組織や権限をあらかじめ準備しておき、すぐに切り替えられることも良かったですね。楽天グループ内の導入実績をお持ちというところも安心材料でした。
導入決定から稼働までは三ヶ月足らずと早かったですし、実際に社内トレーニングも簡単な説明だけで済み、スムーズな導入でした。

実際に導入されると聞いた時、社員としては紙の運用から電子化されることはいわゆる“悲願”でして・・・、社員は諸手を挙げて歓迎したものでした。実際、社内の一般ユーザーは実物を見て「全く同じだ！！」とびっくりしていました。

具体的に利用している申請はどのようなものですか？

現在使用している書式は1つだけですが、見やすいレイアウトや、入力漏れがおきないように工夫して、さまざまなパターンの申請に対応できるようにしています。内容によってルートも捺印数も変動するように作っているので、一つの書類で多くの対応ができるように細部で工夫しています。

申請から決裁までの滞留時間を10日から1日へ。
時間を大きく削減できたことで導入効果は大きかったですね。

ActionPassportを導入してどのような効果・メリットがありましたか？

最大の効果は「決裁の迅速化」ですね。今まで最大10日近くかかっていたものが早くて1日、遅くとも2〜3日で終わってしまうようになったので、業務のスピードは大きく上がっています。紙の申請では、エクセルなどに入力したものをプリントし、それを別の担当者が採番するために別の表に入力もしていたので、それに比べると担当者の管理作業も大きく削減できたと思います。また当然ですが、「紙の無駄」も大きく削減されています。最初に申請するときに入力したものがそのまま生かされるわけですから、途中でプリントすることもありませんし、そもそも採番作業自体もActionPassportが行うので不要となりました。この点だけでも導入効果は大きかったですね。

また、今までは添付資料なども各確認者がそれぞれコピーして持っていたりしましたが、そういったことも不要になりました。もちろん紙の資料をPDFにする必要はあるのですが、コピーするのと比べてそれほど手間でもありません。承認フローがどこまで進んでいるのか、申請者も画面の中で随時参照できるようになったことも大きいですね。
しかしながらActionPassportになっても記入漏れや入力ミスなどが無くなることはありません。
電子化以前は都度席まで確認にいっていました。ただ、そこでもまた不在だったりしますので、そうなるとまた待ちが発生します。ActionPassportなら差し戻ししたり、コメントをいれたりできるので、万が一書類に不備があっても対応が簡単で、便利ですね。さらにいえば、会社の監査などで書類の閲覧が必要なときにも電子化が役立っています。

リクエストへ臨機応変に対応していただき、助かっています。

今新しく取り組んでいることはありますか？

名刺発注や文房具の申請のような社内フローではまだ別のシステムを使っているのですが、今後はActionPassportにまとめたいと思っています。
そして現在進めているのがActionPassportのカスタマイズ開発です。申請された情報を他のシステムと連携できるようなカスタマイズをお願いしています。

今後ActionPassportに期待することはありますか？

サービス導入当初は実装されていなかった、捺印ボタンの検知機能や外出時も承認できるようスマホ最適化するなど、当方のリクエストに臨機応変に対応していただき、助かっています。
今後は、それぞれの稟議の内容に応じて慎重な確認を促すような仕組みがあるといいですね。申請がボタンだけでできるようになって便利な反面、どうしても確認が不足しがちになりますから。
長い文章を入力されたときの表示最適化も、もっと柔軟になるとうれしいです。

ありがとうございます。サービスへの貴重なご意見とさせていただきます。

お忙しい中、ありがとうございました。