OVERVIEW導入するメリット
ActionPassportを導入すると、これまでの申請業務とくらべて時間の短縮、コストの削減、またコンプライアンスの強化を図ることが可能になります。
業務のスピード化
- クラウドサービスだからすべての操作をWebブラウザ上で！
- 依頼通知、督促でスピード決裁！
- 自動採番や四則演算でさらに業務を効率化！
- 必須項目に自動チェックが入るから記入漏れを防止！
- 電子化だから書類紛失の心配なし！
コスト削減
- 部署間での通信費を削減！
- 回覧の人海戦術は不要！
- 入力したデータが検索可能だから問い合わせ対応の事務手続きが不要！
- 書類の保管場所が不要だから保管費用がかからない！
コンプライアンス
- 申請書類作成時に規則を決めて決裁のルール化／可視化が可能に！
- 申請ルート上の人以外は閲覧ができないので不正な閲覧、なりすまし承認が防止できる！
- 過去の申請書類の閲覧・検索ができるから運用チェックが簡単！
- 決裁業務を一元化、管理できるので内部統制強化につながる！
継続性
- 複製した組織をドラッグ＆ドロップで編集ができるから組織変更にも容易に対応！
- 申請・承認の際に、権限に応じてルート変更が可能！
具体的な特長
| 申請業務の効率化 |
多拠点からの申請処理が大変当社の営業拠点は日本全国に散らばっています。この全国拠点から、毎日のように社内便で備品購入や一般稟議申請、また業務に関連し本部が確認する申請書類などが大量に送られてきます。この数は、ひとつの申請書類に関してだけでも年間数百に上るものもあります。この業務の効率化が最大の課題です。 大量の申請処理をインターネットで大幅に効率UP！ActionPassportのクラウドサービスなら、すべての操作をWebブラウザ上で行えます。インストールやソフトを立ち上げる必要はなく、インターネットを使って遠隔複数拠点から申請を挙げてもらえます。今まで決裁業務に使っていた時間、そしてコストを大幅に節約することができます。 |
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| 外出先での承認、決裁 |
紙の申請なので決裁スピードが遅くなりがち…弊社の業態では、出張や現場への常駐などが多く、営業部門に関しては社員のほとんどが出払ってしまっているということも少なくありません。また所属長に関しても外出が多く、現状の紙の運用では決裁スピードが大変遅いという課題を抱えています。また外部からの申請によるコストも大きな課題です。 モバイル機能で外出先からでもらくらく承認！モバイル専用画面でスマートフォンから簡単にアクセスすることができ、承認／決裁処理をスムーズに行なえます。ルートの確認もできるので滞留等のタイムロスも防ぐことができます。 モバイル機能についてはこちら |
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| 入力ミスなどによる 人為的ミスの削減 |
入力・計算ミスが多くチェックが大変弊社はサービス業ですが、資材の購入から納品までの業務プロセスにおいて、数量、金額などに人為的なミスが少なくありません。これは、同じ内容を別の書類に何度も入力したり、それをチェックする機能が効率的に働いていないからだと考えています…。 自動計算や選択入力で入力が効率的になりミスも削減！必須項目機能の利用により記入事項の自動チェック、またコンボボックスなどにより選択肢をあらかじめ用意できるなど、これまでの記入ミスや記入漏れを防止することができます。さらに別名申請機能を使うことでデータの流用が可能となり、同じ内容を何度も入力するなどの手間を大幅に削減できます。 入力支援機能についてはこちら |
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| コンプライアンス強化と 承認業務の可視化 |
業務書類の保管…どうしたら…現在弊社では、社内のプロジェクトとしてPマークとISOの取得に取り組んでいます。これに伴い、関連コンサルタントから申請・承認業務を可視化する目的で、ワークフローシステムの導入を強く勧められています。これは将来的に目指している上場にも有益との事で、現状の大きな課題となっています。 データで保管されるから申請業務の可視化、監査対策も！ActionPassportでは、企業ごとの承認ルール、稟議規定などに沿った承認ルートを柔軟に作成できるため、大幅なコンプライアンス強化を実現できます。自動採番による申請書類と関連書類の紐付けなどの案件管理、また柔軟な検索機能や閲覧モードにより、蓄積された完了案件を容易に確認することが可能となります。証跡としての印影やプロセスログの出力も可能です。 申請案件管理機能についてはこちら |
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| 容易な運用移行 |
紙のデザインを生かしたい弊社では、支払伝票などこれまで通り印刷して領収書と一緒にファイリングする必要のある書類や、経理業務上も全く同じ書式を利用する必要があるため、導入検討にあたっては現在の書式をそのまま再現できるかが重要です・・。また、運用移行に際しても同じ書式であれば混乱が少ないと考えています。 フォームエディタで今利用している紙をそのまま再現！高精細な機能をもつフォームエディタで、紙と同じデザインの申請フォームを簡単な操作で作成できます。また、これまでの申請書類がExcelやWord、PDFファイルなどで作られていた場合、そのファイルをフォームエディタに取り込むことで高精度の変換が可能です。これにより、これまでの入力ルールや保管ルールを変えることなく運用を移行することができます。 申請フォーム・承認フォーム作成機能についてはこちら |
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| サービス提供形態と 拡張性について |
基幹のシステムと連携させたい現状では利用人数や申請書類の数、また基幹システムとの連携をどのように行なうかなどが未定のため、システム・サービスの提供形態や拡張性について、相談しながら進めたいと考えています。 CSVやAPIを使った連携開発も可能！弊社では、ASP、オンプレミスでのご提供など、豊富なメニューでお客様のご要望にお応えいたします。また、他システムや業務アプリケーションと連携するオプションもご用意しているため、自動受付申請処理やAPIによる連携、決裁データを他システムと連携させるなど柔軟なシステム構築が可能です。 外部連携機能についてはこちら |
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