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承認ルート設定

承認ルート設定

ルート編集機能

承認ルートはルート編集機能で管理します。

承認ルート管理

承認者や条件分岐のアイコンを配置し、申請者を始点にルートラインで結ぶことでルートを作成します。 そして、各アイコンのプロパティーを設定していくことで、多様な承認ルートを作成することができます。

承認ステップ(承認者・決裁者・閲覧者)
承認者の指定

承認者(または決裁者、閲覧者)は、以下のように指定します。

  • グループ/役職指定
  • 組織階層および役職により指定します。 例えば、「管理部の部長」のようなグループと役職による指定のほか、「全グループの取締役」「人事部の全員」のようにグループと役職のいずれかを指定することもできます。
グループ/役職指定
  • 申請者との関係指定
  • 申請者の所属からの相対的な立場で指定します。 例えば、申請者と同所属の「部長」「マネージャー」といった役職、「申請者の1つ上」などの申請者からみた関係、「申請者と同グループの全員」などを指定できます。
グループ/役職指定
  • 個人指定 ユーザー個人を指定します。
  • 未定義 承認者を特定せず、申請・承認の過程でルートを指定します。

適切な指定によりメンテナンスの手間を軽減

「グループ/役職指定」や「申請者との関係指定」を用いることで、人事異動や組織変更があった場合でもルートへの影響を最小限にでき、メンテナンスの手間を軽減できます。

また、決裁権限規定が複雑で多岐に渡る場合には、承認者に受付担当の方を配置し、その後のルートは未定義に設定することで、内容や状況に応じて手動でルートを決定する運用が可能です。

グループ承認

1つの承認ステップには、複数の承認者を指定することができます。その場合、承認方法をAND/ORのいずれ とするかを選択します。

  • AND承認 複数の承認者全員の承認を必要とします。
  • OR承認 複数の承認者のうち、誰か一人の承認を必要とします。
グループ承認
承認者の権限
  • 後閲権限 承認者に対し、決裁完了時の申請案件情報の閲覧を許可します。
  • ルート変更権限 承認者にルート変更を許可する場合に、挿入・追加・変更・削除 のうち付与する権限を選択します。
  • 承認後の申請取戻しを禁止 指定した承認者の承認後は申請者による申請案件の取戻しを禁止します。
申請者の役職によるルート自動設定(承認不要)

申請者が特定の役職の場合に、承認ステップを省略する設定ができます。例えば、部長が申請する場合、申請者より下の役職である課長の承認を不要とすることができます。

申請者の役職によるルート自動設定(承認不要)

汎用的な承認フローを作成

「後述の条件分岐設定と組み合わせて利用することで、1つの承認フローで複数の業務に対応することができます。

自動督促メール送信

承認者の受信後、指定日数を経過した際に自動督促メールを送信することができます。

表示名の設定

ルート確認図に任意の情報を表示させることができます。 ユーザーが各承認者などの役割を把握することができます。

表示名の設定
条件分岐(フィールドの値による自動ルート切り替え)

申請書内の任意の項目の値で承認フローを自動判定することが可能です。 例えば、選択肢や金額等の条件により承認者・決裁者を変更したり、承認の段階を増やしたりすることを定義できます。

条件分岐
複数の条件による分岐

複数のフィールドの値を条件とすることができます。

複数の条件による分岐
分岐名の設定

ルート確認図に分岐名を表示させることができます。 ユーザーが分岐の種別を把握することができます。

複数の条件による分岐
テンプレート

承認ルートの一部をテンプレートとして管理します。このテンプレートは複数の承認ルートで使いまわすことができます。

分岐先の大部分が等しい承認の並びの場合や、よく使う並びをテンプレートとして用意しておくことで、簡単に承認ルートを作成することができます。

複数の承認ルートを一括メンテナンス

テンプレートを編集するとそのテンプレートを使用している承認ルートが一括で更新されるため、メンテナンス作業を効率化できます。

テンプレート
承認ルート設計書出力

承認ルートの設定内容を、設計書としてExcel形式のファイルに出力できます。

承認ルート設計書出力

ワークフロー設定